Technicien ou technicienne juridique au Service des greffes (Fonds d’indemnisation et conformité)

Gérer les dossiers liés au Fonds d’indemnisation selon les processus établis et en fonction des lois et règlements en vigueur  :

• Recevoir les réclamations présentées au Fonds d’indemnisation et s’assurer de leur conformité;
• Ouvrir les dossiers de réclamation et en assurer le suivi : recueillir les pièces justificatives, obtenir le rapport du Bureau du syndic et assermenter, au besoin, les réclamants ou réclamantes;
• Préparer et acheminer la réclamation et les pièces au membre visé par la réclamation;
• Effectuer diverses recherches, notamment au niveau du plumitif et auprès du FARPBQ;
• Préparer et transmettre le rapport d’enquête du Bureau du syndic et des pièces à son soutien aux parties;
• Procéder au montage du dossier informatique en format PDF; préparer les lettres destinées aux parties et transmettre le dossier au membre-enquêteur par l’intermédiaire d’une plateforme sécurisée;
• Rédiger les projets d’ordre du jour et des procès-verbaux du Comité du Fonds d’indemnisation et les soumettre à son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate pour approbation;
• Fixer les auditions du Comité et en assurer la logistique, voir à la convocation des membres, des réclamants et réclamantes et autres intervenants et intervenantes;
• Transmettre les recommandations du Comité du Fonds d’indemnisation au Conseil d’administration et en assurer le suivi;
• Transmettre les documents pertinents au Service des finances et au réclamant ou à la réclamante pour l’émission ainsi que la transmission du chèque d’indemnisation et procéder à la fermeture du dossier.

Tenir l’agenda des réunions du Comité du Fonds d’indemnisation et assurer la logistique des réunions mensuelles du Comité du Fonds d’indemnisation, y compris la réunion plénière annuelle;

Réviser et mettre à jour mensuellement tous les dossiers et effectuer les rappels nécessaires auprès du Bureau du syndic, des parties, du membre-enquêteur ou de toute autre personne concernée;

Assurer la mise à jour et la production documentaire du recueil de documentation législative et jurisprudentielle du Comité du Fonds d’indemnisation;

Effectuer la vérification des comptes de dépenses des membres du Comité et celles des autres comptes reliés aux dossiers et voir à leur paiement selon la procédure établie;

Voir à la mise à jour des rapports informatiques mensuels et annuels et compléter le rapport annuel en ce qui concerne les activités reliées au Comité du Fonds d’indemnisation;

Procéder au caviardage de divers documents liés aux demandes d’indemnisation (réclamations, pièces, décisions, recommandations, etc.);

Répondre aux demandes de renseignements du public et des avocats et avocates concernant le Fonds d’indemnisation.

Taches reliées aux authentifications, certificats et attestations

À la demande des membres, préparer, aux fins de signature et conformément aux lois et règlements, les authentifications de signature, les certificats de membres en règle, les attestations des membres et ex-membres ou tout autre type de certificat ou d’attestation;

Rédiger les attestations ou certificats de membre à être déposés devant le Conseil de discipline;

Tenir la comptabilité des sommes perçues pour les attestations, les certificats de membres en règle et les authentifications de signature et en effectuer le dépôt au Service des finances;

Obtenir les rapports informatiques requis et effectuer les recherches nécessaires en lien avec les rapports mensuels et annuels;

Facturer, encaisser et émettre les reçus de tous les documents authentifiés (authentification de signatures, certification de membres en règle et autres attestations), selon les politiques établies;

Au besoin, agir en soutien notamment à l’agent ou l’agente au registre des sociétés et à l’agent ou l’agente aux comptes en fidéicommis.

Tâches et responsabilités générales

Au besoin, gérer tout autre dossier, notamment ceux liés au Comité sur la sténographie et au Comité de l’inspection professionnelle, selon les processus établis et en fonction des lois et règlements en vigueur  :

• Recevoir et assurer le traitement des demandes adressées au Service des greffes;
• Vérifier la recevabilité des demandes reçues;
• Assurer le suivi des notifications, telles que les significations, envois postaux et par messager;
• Préparer l’appel du rôle et le calendrier des audiences et réunions, le tenir à jour et en assurer l’affichage;
• Fixer les auditions et préparer les avis de convocations ou d’audition des différentes parties et gérer les demandes de remise;
• Assurer la logistique des auditions et agir occasionnellement à titre de greffier-audiencier ou greffière-audiencière, selon les directives;
• Recevoir les décisions ou les sentences, soulever toute irrégularité à ses supérieurs ou supérieures et en assurer le suivi;
• Procéder à la préparation des mémoires de frais ou de déboursés, en assurer la comptabilisation et voir au paiement des sommes dues;
• Tenir à jour divers rapports mensuels;
• Agir comme personne-ressource auprès de divers intervenants et intervenantes.

Effectuer toutes autres tâches demandées par ses supérieurs ou supérieures.