Adjoint ou adjointe à la gestion du secteur de l’inspection professionnelle

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Le Barreau du Québec cherche son futur adjoint ou sa future adjointe à la gestion du secteur de l’inspection professionnelle pour un poste permanent syndiqué.

L’adjoint ou l’adjointe à la direction de l’inspection professionnelle effectue les tâches de secrétariat et assure le suivi des différents dossiers du ou de la responsable de l’inspection professionnelle et du coordonnateur ou de la coordonnatrice inspection régulière. Il ou elle reçoit les appels concernant ses activités, transmet l'information, effectue le suivi de différents dossiers et assume la responsabilité de certains dossiers spécifiques.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les missions suivantes  :

• Assurer le secrétariat du ou de la responsable de l’inspection professionnelle et du coordonnateur ou de la coordonnatrice inspection régulière, notamment  :
  • Préparer, rédiger et/ou réviser divers documents;
  • Procéder à l’ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité et des documents s’y rattachant;
  • Tenir les agendas de délais quant au suivi de dossiers, aux auditions, prescriptions, rendez-vous et autres échéances afférentes aux divers processus;
  • Gérer l’organisation, la planification et la logistique des rencontres internes;
  • Effectuer les recherches nécessaires aux suivis de diverses demandes, y compris dans le cadre de procédures spéciales;
  • Contribuer à la révision ainsi qu’à la mise en œuvre des processus, politiques et procéduriers.
• Traiter la correspondance ainsi que les appels téléphoniques;
• Assurer la gestion de la boîte courriel générale du secteur des inspections professionnelles, y compris le classement des courriels dans les dossiers correspondants;
• Collaborer à la préparation des rapports de dépenses en effectuant le suivi des dépenses du secteur de l’inspection professionnelle ainsi que la réception, la vérification et l’imputation des factures, y compris le suivi auprès du Service des finances;
• Tout en contribuant à l’identification des besoins afférents auprès du personnel concerné, assurer le suivi de diverses demandes liées aux besoins technologiques, logistiques et matériels du secteur des inspections professionnelles, y compris le suivi des feuilles de temps, la gestion des espaces de travail, le calendrier des absences et des vacances;
• Assurer auprès du personnel de l’équipe de l’inspection professionnelle une vigie au niveau du respect de la classification adéquate des dossiers et documents et assurer la mise à jour de la convention de nommage selon l’évolution des besoins; 
• Collaborer aux communications externes destinées aux membres;
• Assister, au niveau administratif, le ou la responsable de l’inspection dans la préparation du budget du service;
• Appuyer ses supérieurs ou supérieures dans les processus d’embauche et assurer l’intégration des nouvelles ressources;
• Collaborer au suivi des demandes de vérifications des membres du Tableau de l’Ordre;
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

Vous possédez :

• Un diplôme d'études collégiales ou l'équivalent en secrétariat juridique (ASP);
• Quatre années d'expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre organisation et votre gestion des priorités;
• Votre rigueur;
• Votre travail d’équipe;
• Votre capacité à entretenir de bonnes relations avec vos collègues;
• Votre service à la clientèle;
• Votre intégrité et votre professionnalisme;
• Votre excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Vos aptitudes techniques (maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.