Conservation, destruction et numérisation de dossiers

Conservation des dossiers

Vous devez conserver tous vos dossiers actifs à votre domicile professionnel ou dans un lieu d’archivage approprié.

Vous devez conserver vos dossiers fermés au moins sept ans à compter de la date de leur fermeture, soit au moment où vous n’agissez  plus pour un client ou qu’il a payé tous vos honoraires. Il est de bonne pratique d’indiquer dans la liste de vos dossiers, la date de fermeture de chaque dossier, et le cas échéant, son lieu d’archivage, afin d’assurer une gestion efficace de vos archives.

Vous devez vous assurer de la confidentialité et de la sécurité des dossiers conservés. Les dossiers ne doivent pas être accessibles par des personnes non autorisées. Lorsque vous devez vous absenter, vous devriez, par exemple, conserver vos dossiers papier dans un classeur verrouillé ou dans votre bureau fermé à clé.

De plus, une autre bonne pratique consiste à faire signer un engagement de confidentialité aux personnes qui peuvent avoir accès à vos dossiers, par exemple le personnel employé et l’équipe de ménage. Voir le Guide sur la gestion des ressources humaines pour obtenir un exemple d’un tel document.

Conservation des documents de comptabilité

Vous devez conserver pour une période d’au moins sept ans à partir de la fermeture du dossier, tous les journaux et registres concernant la comptabilité relative à l’exercice de la profession (le journal de caisse recettes-déboursés d’administration, le journal de caisse recettes-déboursés en fidéicommis et les registres de cartes-clients en fidéicommis).

Vous devez également conserver pour une période d’au moins sept ans après la fin de votre exercice financier, le registre de vos rapports comptables mensuels, les copies de chèques ou autre ordre de paiement reçus en fidéicommis et les pièces justificatives des journaux et registres comptables (les copies de reçus émis lors de la réception de sommes en espèces, les relevés bancaires, l’imagerie de chèques compensés, les copies de récépissés ou de bordereaux de dépôt détaillés et les confirmations de transactions effectuées par virement électronique).

Les récépissés imprimés devraient être numérisés ou photocopiés, car ils s’altèrent avec le temps. Aussi, les relevés bancaires devraient être imprimés ou numérisés, car la plupart des institutions financières les rendent disponibles sur leur site Web avec certaines autres pièces, mais souvent pour une période plus courte que les délais exigés.

Destruction

Vous pouvez détruire vos dossiers fermés après l’expiration du délai de sept ans à compter de la date de fermeture. Par contre, vous ne pouvez pas détruire un document original qui appartient à un client sans avoir obtenu son autorisation ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

Quant aux documents comptables, vous pourrez les détruire après la période de sept ans propre à chaque document.

Lorsque vous supprimez les dossiers conservés par moyen technologique, vous devez prendre les précautions nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels et confidentiels. Par exemple, vous pouvez détruire physiquement le support informatique ou avoir recours à un logiciel spécialisé pour effacer les données de façon sécurisée et définitive.

L’avocat qui cesse sa pratique (démission, retraite, nomination de juge, etc.) doit notamment céder à son cessionnaire, soit un autre avocat en exercice, ses dossiers fermés et sa comptabilité pour lesquels la période de conservation n’est pas échue.

Consultez le Guide de préparation à la retraite pour un aperçu des meilleures pratiques en la matière

Numérisation de dossiers

Les dossiers peuvent être conservés ou archivés en format papier ou par moyen technologique.

Il vous appartient de vous assurer de la confidentialité, de la sécurité ainsi que de la pérennité de dossiers conservés. Vos outils informatiques, (ordinateur, cellulaire, tablette, mémoire externe, clé USB) devraient être munis de mots de passe et leur contenu devrait être chiffré.

De plus, il est de bonne pratique de se doter d’un mécanisme de copie de sauvegarde informatique, afin de préserver le contenu des dossiers en cas de vol, de feu, d’inondation, de bris informatique ou encore de brèche de sécurité informatique. Ces copies de sauvegarde devraient être conservées dans un endroit sûr, à l'extérieur du cabinet.

Consultez le Guide des TI - Gestion et sécurité des technologies de l'information pour l'avocat et son équipe pour un aperçu des meilleures pratiques en la matière.