Assermentation et certification conforme de documents
Le droit d’assermenter pour l’avocat ou l’avocate à la retraite
Un avocat ou une avocate à la retraite, au sens de l’article 54.1 de la Loi sur le Barreau, peut assermenter une personne ou un témoin. Rien dans la loi ne l’interdit, et les articles 219 e) et 221 de la Loi sur les tribunaux judiciaires le confirment.
Même à la retraite, l’avocat ou l’avocate demeure inscrit au Tableau de l’Ordre, conformément à l’article 1, par. p) de la Loi sur le Barreau. Cette inscription lui permet d’être « autorisé à faire prêter le même serment qu’un commissaire… » comme le prévoit l’article 219 de la Loi sur les tribunaux judiciaires.
Précisons que le membre à la retraite doit faire précéder son nom du préfixe « Me » et le faire suivre du titre « avocat à la retraite » ou « avocate à la retraite ».
Assermentation à distance
Une assermentation peut-elle avoir lieu à distance, en visioconférence?
Le Barreau du Québec n’encadre pas les règles relatives aux assermentations; celles-ci relèvent du ministère de la Justice.
Pour connaître les exigences à respecter lors d’une assermentation à distance, il faut se référer à la directive officielle publiée par le ministère : Assermentation à distance - Déclaration écrite sous serment.
L’assermentation par un ou une collègue du cabinet
L’assermentation d’une procédure effectuée par l’associé(e) d’un avocat ou d’une avocate est-elle valide?
Selon les articles 214 et suivants de la Loi sur les tribunaux judiciaires, l’assermentation du client ou de la cliente (dans une procédure ou autrement) par son avocat ou son avocate est interdite. Cette interdiction s’applique également aux autres avocats du même cabinet, selon la jurisprudence pertinente.
L’assermentation doit être confiée à un ou une commissaire à l’assermentation, souvent un ou une secrétaire du cabinet qui a les qualifications pour le faire.
Certification de documents à titre de notary public
Est-ce qu’un avocat ou une avocate peut signer à titre de notary public ou autrement certifier conforme des documents?
L’expression notary public est utilisée dans les autres provinces. Elle n’a pas d’équivalent au Québec. Les pouvoirs liés à cette fonction varient selon l’endroit. Dans plusieurs provinces, ce rôle se rapproche de celui d’un officier public qui n’offre pas de services juridiques. Il correspond en partie aux fonctions d’un commissaire à l’assermentation prévues aux articles 219 e) et 221 de la Loi sur les tribunaux judiciaires.
Que doit faire un avocat ou une avocate du Québec quand on lui demande de signer comme notary public?
- vérifier si la personne qui formule la demande accepte que la signature se fasse plutôt à titre d’avocat ou d’avocate;
- expliquer en vertu de quelles dispositions il ou elle possède l’habilitation requise;
- préciser que la fonction d’avocat ou d’avocate au Québec n’est pas l’équivalent d’un notary public.
De plus, le Québec a adopté la Loi sur l’apostille des documents destinés à être produits dans un État étranger partie à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers. En vertu de celle-ci, la population et les entreprises canadiennes peuvent soumettre des documents publics canadiens, comme les actes de naissance et de mariage, les documents scolaires et d’exportation, et les livres d’entreprise, au certificat d’authenticité appelé apostille.
Ce certificat permet aux documents d’être utilisés dans n’importe quel des 125 pays membres de la Convention du 5 octobre 1961. L’apostille peut aussi être délivrée pour les autres pays, mais dans ce cas, il se peut qu’une légalisation supplémentaire soit requise par le pays destinataire.
Rappelons qu’il est possible de faire apostiller tout autre document qui émane d’une personne ou d’un organisme qui n’est pas public, mais qui a un établissement au Québec.
Dans ce cas, les documents suivants doivent faire l’objet d’une déclaration officielle d’un membre du Barreau du Québec ou d’un membre de la Chambre des notaires du Québec :
- un mandat ou une procuration;
- une lettre de consentement pour les enfants voyageant à l’étranger;
- un certificat de baptême;
- une déclaration personnelle de célibat.
De plus, la déclaration officielle d’un avocat ou d’une avocate doit être accompagnée de l’authentification de signature délivrée par le Barreau du Québec.