Technicien ou technicienne juridique au Bureau du syndic

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes  :

Tâches reliées aux testaments et mandats de protection  :

• Assister la gestion administrative des demandes adressées au syndic ou à la syndique, plus précisément  :
  • Assurer le service à la clientèle;
  • Effectuer l’inventaire des testaments et mandats de protection reçus au Bureau du syndic à la suite d’une prise de possession et rédiger un compte rendu pour le Service des greffes;
  • Assurer le suivi des dossiers provenant du Service des greffes comportant des incohérences quant à la conformité du Registre des testaments et mandats selon les politiques établies;
  • Assurer le suivi des dossiers provenant du Service de la qualité de la profession quant aux dispositions testamentaires détenues par les avocats ou avocates;
  • Rédiger et soumettre pour approbation des projets de lettres, des notes de service et des rapports d’activités;
  • Assurer la conformité des dossiers suite à un changement de statut et assurer les suivis requis;
  • Gérer et effectuer l’archivage des documents;
  • Procéder à diverses recherches afin de retracer soit  : les testateurs, les mandants ou les avocats ou avocates;
  • Consulter et obtenir les relevés des plumitifs;

Tâches reliées à l’amélioration des processus et aux projets de transformation  :

• Collaborer, sous la supervision de son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate, à la mise en place et à la mise à jour des processus de travail;
• Participer à l’amélioration continue et au maintien des processus métiers au Bureau du syndic et assister les supérieurs et supérieures dans leur application, y compris dans le cadre de projets de transformations;

Tâches en soutien aux syndics adjoints ou syndiques adjointes  :

• Effectuer diverses recherches (jurisprudence, législation, bases de données spécialisées) et rédiger divers documents;
• Collaborer aux enquêtes sur la conduite déontologique ou les demandes de reprise d’exercice, incluant la préparation de dossiers, de projets de rapport et de démarches d’enquête;
• Les assister lors d’audience ou de réunions, notamment en prenant des notes et en rédigeant des comptes rendus. Peut aussi être appelé ou appelée à procéder à l’écoute d’auditions devant différentes instances et à rédiger des rapports;
• Peut être appelé ou appelée à agir comme témoin devant certains comités;

Tâches en soutien aux avocats et avocates, aux enquêteurs et enquêtrices et au personnel administratif  :

• Participer à l’organisation et assister aux perquisitions, effectuer les suivis et rédiger les rapports afférents;
• Assurer un soutien aux enquêteurs ou enquêtrices lors de prises de possession ou dans le cadre de diverses démarches d’enquête lorsque requis;
• Soutenir les adjoints ou adjointes dans le respect et le suivi des normes liées à la préparation de différentes procédures liées aux dossiers disciplinaires devant diverses instances;
• Assurer le suivi et la mise à jour de certains outils de gestion, dont le tableau des sanctions;
• Effectuer des recherches spécifiques, notamment pour le registre spa-sencrl;

Autres tâches  :

• Procéder à l’ouverture ainsi qu’à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité, et effectuer certaines recherches ou vérifications d’informations selon les politiques établies;
• Effectuer la saisie des données dans les registres et systèmes du Barreau;
• Recevoir les appels et répondre aux demandes d’informations du public lorsque requis, y compris les demandes reçues par courriel, et collaborer aux traitements des dossiers d’information et d’interventions;
• Agir comme personne-ressource auprès des intervenants ou intervenantes internes et externes en lien avec les questions relevant de son champ de responsabilité;
• Effectuer des déplacements (Palais de justice, Cour municipale, etc.) afin de commander et/ou recueillir divers documents requis;
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.