Préposé ou préposée à l’information aux stages et aux équivalences

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Le Barreau du Québec cherche son futur préposé ou sa future préposée à l’information aux stages et aux équivalences pour un poste permanent non syndiqué.

Le préposé ou la préposée à l’information aux stages et aux équivalences répond aux demandes d’informations téléphoniques, écrites ou par messagerie électronique de première ligne pour le service de stages et des équivalences. Il ou elle collabore aux suivis des dossiers de stages et d’équivalences. Il ou elle assure la mise à jour de différentes listes et outils.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les missions suivantes  :

• Répondre aux demandes d’informations téléphoniques, écrites, par télécopie ou par messagerie électronique visant le secteur des stages et des équivalences, dans le respect des lois, règlements et politiques internes;
• Évaluer les demandes, trier les appels selon leur nature et les transférer aux personnes appropriées;
• Procéder à l’ouverture et au classement des dossiers;
• Procéder à l’émission des cartes de stagiaire;
• Procéder à l’entrée de données dans le système informatique;
• Recevoir, transmettre et numériser, certains documents;
• Effectuer la correction et la mise en page de différents documents;
• Identifier les problématiques reliées au service à la clientèle et suggérer des pistes d’amélioration et de solution en ce qui concerne le service et l’information à la clientèle;
• Sur demande, produire à partir du système informatique, divers listes, statistiques et rapports;
• Effectuer diverses commandes de matériel pour le personnel;
• Assurer un suivi des dossiers suspendus;
• En collaboration avec le ou la responsable aux stages et aux équivalences, assurer la logistique des réunions du Comité des équivalences;
• En lien avec son secteur d’activités, peut être appelé ou appelée à fixer des rendez-vous avec divers intervenants ou diverses intervenantes internes et externes;
• Au besoin et à la demande du ou de la responsable aux stages et équivalences, peut être appelé ou appelée à remplacer ou à appuyer les autres membres du secteur des stages et des équivalences dans le cadre de leurs fonctions;
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

Vous possédez :

• Un diplôme d'études collégiales ou l'équivalent;
• Deux (2) années d’expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre service à la clientèle;
• Votre esprit d’équipe;
• Votre rigueur et sens du détail;
• Votre organisation et gestion des priorités;
• Votre communication interactive;
• Votre capacité interpersonnelle;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Votre maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite afin d’assurer le service à la clientèle dans les dossiers d,équivalence;
• Votre maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office;
• Vos aptitudes techniques (logiciel de téléphonie, etc.).