Adjoint ou adjointe du directeur ou de la directrice de la Qualité de la profession et du superviseur ou de la superviseure du secteur formation et prévention

Assurer le secrétariat du directeur ou de la directrice et du superviseur ou de la superviseure du secteur formation et prévention, notamment  :

• Assurer la production de documents tels que des lettres, rapports, ordres du jour et procès-verbaux;
• Transmettre divers documents requis selon les politiques établies, coordonner les réunions et assurer les suivis demandés par le directeur;
• Tenir l’agenda et fixer les rendez-vous ainsi que les dates de réunions, y compris les rencontres de service;
• Effectuer les réservations de salles, de moyens de transport et d’hébergements;
• Effectuer les recherches nécessaires aux suivis des demandes internes;

Recevoir la correspondance ainsi que les appels téléphoniques et transmettre l'information sur la nature des services offerts par le Service de la qualité de la profession ainsi que, dans certains cas, sur les autres services du Barreau. Le cas échéant, transmettre la documentation pertinente selon les politiques établies et acheminer l’appel au supérieur immédiat ou à la personne concernée;

Effectuer le suivi des dépenses du service, y compris à l’égard des formations. Assurer la réception, la vérification et l’imputation des factures du service, y compris le suivi auprès du Service des finances;

Assister, au niveau administratif, le directeur dans la préparation du budget du service;
Procéder à l’ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité;

Assurer l’organisation matérielle du personnel du service, y compris la commande des fournitures de bureau;

Assurer la formation des nouveaux employés;

Tâches liées aux accréditations

Au besoin et en support à l’agent administratif ou l’agente administrative aux formations et à la gestion des accréditations, assurer la gestion administrative des accréditations liées à divers comités (Comité aviseur (COAMF), Comités accréditeurs (médiation familiale, médiation civile, commerciale et travail, petites créances, arbitrage et autres)  :

• Recevoir les demandes d’accréditation et s’assurer de leur conformité;
• Ouvrir les dossiers, s’assurer que les dossiers sont complets, accuser réception des documents;
• Préparer les dossiers pour le Comité aviseur (COAMF) et les comités accréditeurs; 
• Assurer la logistique des comités, agir comme secrétaire et produire les procès verbaux;
• Produire, à la suite de la séance du comité concerné, les lettres, accréditations et documents;
• Assurer la mise à jour au Tableau de l’Ordre du Barreau, au ministère de la Justice et au site Web du Barreau;
• Répondre aux questions générales des membres en lien avec les accréditations.

Autres tâches

Assurer le secrétariat du Comité de la formation continue obligatoire : 

Préparer les ordres du jour et les demandes de résolutions; 

Rédiger les procès-verbaux et met à jour le tableau de suivi des décisions concernant les formations éthiques, déontologiques ou liées à la pratique professionnelle ainsi que les formations obligatoires équivalentes.

Au besoin, participer à la logistique, à l’organisation et au déploiement d’activités de formation, y compris aux communications à l’égard des participants ainsi qu’à l’envoi d’attestations et de confirmations;

Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs.