Agent ou agente au registre des sociétés

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent syndiqué d’agent ou d’agente au registre des sociétés.

Responsabilités clés

L’agent ou l’agente au registre effectue, en regard du registre des sociétés, les entrées de données afférentes. Il ou elle assure le contrôle de conformité au cadre réglementaire et opérationnel de ce registre. Il ou elle a charge des authentifications de signatures, des certificats et attestations de membres.

Les responsabilités clés incluent

• Assure le service à la clientèle, notamment en acheminant les formulaires d’engagement, de modifications ou de déclarations du membre aux avocats et avocates qui en font la demande;
• Répond aux demandes de renseignements concernant le registre ainsi qu’aux données qui y sont inscrites, en respect des lois et règlements;
• Reçoit les formulaires d’engagement, de modification ou de déclaration du membre et s’assure, par un contrôle de conformité, que les documents sont bien complétés;
• Vérifie la réception du paiement et le transmet au Service des finances;
• Effectue l’ouverture des dossiers informatiques des sociétés qui s’inscrivent au registre;
• Effectue les entrées de données au registre informatisé approprié conformément aux délais établis par règlement ou directive;
• Effectue tout suivi et transmet l’ensemble de la correspondance nécessaire;
• Numérise ou classe les documents, tient à jour les dossiers et assure le suivi des statistiques sur le registre;
• Prépare aux fins de signature les authentifications de signatures, les certificats de membres en règle, les attestations des membres et ex-membres ou tout autre genre de certificat ou d’attestation après avoir procédé aux vérifications d’usage, et ce, conformément aux lois et règlements; 
• Tient la comptabilité des sommes perçues pour les attestations, les certificats de membres en règle et les authentifications de signatures et en effectue le dépôt au Service des finances;
  Confectionne les attestations ou certificats de membre à être déposés devant le Conseil de discipline;
• Obtient les rapports informatiques requis et effectue les recherches nécessaires en lien avec le rapport annuel;
• Facture, encaisse et délivre les reçus de tous les documents authentifiés (authentifications de signatures, certifications de membres en règle et autres attestations), selon les politiques établies;
• Identifie les problèmes reliés au registre, assure une vigie en cette matière et suggère des pistes d’amélioration et de solution;
• Participe aux activités des autres registres tenus par le Service des greffes;
• Agit en soutien notamment au secrétaire ou à la secrétaire au greffe d’indemnisation et à l’agent ou l’agente aux comptes en fidéicommis et au service de garde en cas par exemple de surcharge de travail et de vacances; 
• Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Formation

• Diplôme d'études collégiales ou l’équivalent.

Expérience

• Une année d’expérience pertinente.

Habiletés

• Organisation et gestion des priorités;
• Être orienté vers le client;
• Faire preuve de rigueur et de rapidité d’exécution;
• Entretenir de bonnes relations avec ses collègues;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite pour répondre aux demandes des avocats ou avocates ou adjoints ou adjointes qui se trouvent à l’extérieur du Québec;
• Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.