Adjoint ou adjointe de relève au Bureau du syndic

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Le Barreau du Québec cherche son futur adjoint ou sa future adjointe de relève au Bureau du syndic pour un poste permanent syndiqué.

L’adjoint ou adjointe de relève au Bureau du syndic effectue les tâches de secrétariat et de suivi de dossiers correspondant au poste qu’il ou elle remplace pour les avocats et avocates y travaillant. Il ou elle apporte également un support en cas de surplus de travail.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les missions suivantes  :

Pour les avocats ou avocates avec lesquels ou lesquelles vous effectuerez la relève

• Recevoir les appels téléphoniques, y compris les appels des membres de la ligne Info-Déonto, les filtrer, transmettre les appels, noter les messages et recevoir les plaignants ou plaignantes qui se présentent à la réception;
• Tenir l'agenda pour les avocats ou avocates;
• Effectuer la transcription électronique de divers documents ou correspondances; 
• Ouvrir les dossiers, en effectuer le classement et la mise à jour, voir à leur épuration et procéder à leur fermeture;
• Réviser mensuellement tous les dossiers, effectuer les rappels et s’assurer de leur épuration;
• Effectuer la saisie au système informatique des informations et données concernant les différents dossiers sur les avocats ou avocates; 
• Contacter les intervenants ou intervenantes (avocats ou avocates et plaignants ou plaignantes) au dossier pour leur transmettre des informations de l’avocat ou avocate et pour prendre des rendez-vous;
• Colliger les données et produire un rapport statistique mensuel sur les activités de l’avocat ou l’avocate ou des avocats ou avocates de qui vous relevez selon les politiques établies;
• Effectue des photocopies pour les dossiers;

Tâche spécifique lors des remplacements pour les syndics adjoints ou syndiques adjointes

• Assurer les suivis des témoins appelés à comparaître devant les comités de discipline;

Tâches spécifiques lors des remplacements pour les avocats ou avocates à la conciliation

• Donner l'avis verbal de conciliation, confirmer par écrit la conciliation tant auprès de l'avocat ou avocate que du client ou de la cliente, fermer les dossiers de conciliation, lorsque complétés;

Autres tâches

• Assurer les tâches de secrétariat associées aux comités relevant du syndic;
• S’assurer de transférer les informations sur le traitement des dossiers aux personnes concernées selon les politiques établies;
• Faire partie de l’équipe Info-Déonto et prendre les appels des membres selon la procédure établie;
• Lorsque requis, apporter un soutien à la préparation des dossiers de révision et des rapports d’arbitrage pour acheminement au Service des greffes;
• En cas de besoin, effectuer une partie ou la totalité des tâches du ou de la commis de service ou du ou de la commis à la numérisation;
• Effectuer toute autre tâche demandée par vos supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

Vous possédez :

• Un diplôme d'études collégiales (DEC) ou l'équivalent;
• Deux années d’expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre polyvalence;
• Votre excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Votre bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite pour répondre aux demandes du public anglophone (plaignants);
• Votre bonne gestion du temps et des priorités;
• Votre maîtrise de la communication interpersonnelle;
• Votre orientation vers les clients;
• Votre rigueur et votre minutie;
• Votre maîtrise intermédiaire intermédiaire de la suite Microsoft Office.